راهنما
۱: مقدمه
در اینجا قصد داریم استفادهٔ حرفه‌ای از برنامه را توضیح دهیم.
شارژمان یک پلتفرم مدیریت ساختمان است که بر اساس نیاز آپارتمان‌نشین‌ها طراحی شده است.
مدیر ساختمان و یا هیئت مدیره، ساختمان، واحدها و اطلاعات اهالی را تعریف می‌کند و بعد از آن می‌تواند هزینه‌های مختلف را بر اساس متراژ، نفرات و دیگر فرمول‌ها بین مالک‌ها و ساکن‌ها تقسیم کند.
اهالی ساختمان در اپلیکیشن شارژمان می‌توانند بدهی واحد خود را مشاهده کرده و سپس اقدام به پرداخت آنلاین آن نمایند.
از مهم‌ترین امکانات شارژمان می‌توان به استعلام و پرداخت قبض، گفت‌وگو در گروه ساختمان، انتشار خبر در کانال ساختمان، درخواست خدمات اشاره کرد.
۲: تعاریف
در زیر اصطلاحاتی که در شارژمان استفاده می‌شود توضیح داده شده است.
- ساختمان: ساختمان، مجتمع مسکونی یا اداری یا تجاری، بلوک و یا شهرک در شارژمان، ساختمان نامیده می‌شود.
- واحد: یک ساختمان شامل دو یا چند واحد است.
- قبض: قبوض خدماتی از جمله قبض آب، برق، گاز و... قبض نامیده می‌شود.
- فاکتور: هر پرداختی که در شارژمان انجام می‌شود در حقیقت یک فاکتور بوده و پرداخت شده است.
- اهالی: به ساکن‌ها و یا مالک‌ها اهالی گفته می‌شود.
- نقش: اهالی به واسطه نقشی که دارند ساکن، مالک و یا مستأجر می‌شوند. برای هر اهالی باید حداقل یک نقش ایجاد کرد.
۳: اسناد حسابداری
در شارژمان ۴ نوع سند حسابداری وجود دارد.
هزینه
برای برداشت از صندوق باید یک هزینه ایجاد کرد. اضافه کردن یک سند از نوع هزینه باعث می‌شود که صندوق ساختمان به اندازه مبلغ مشخص‌شده منفی گردد. هر هزینه‌ای که در ساختمان انجام می‌شود و به نوعی از حساب بانکی ساختمان برداشت می‌گردد یک هزینه است.
- موجودی اولیه منفی صندوق.
- واریز حقوق نگهبان ساختمان و...
- تعمیر آسانسور، پرداخت قبوض ساختمان و...
- اصلاحیهٔ صندوق ساختمان.
در صورتی که اطلاعاتی به اشتباه و بیشتر از مقدار واقعی وارد شده باشد و امکان حذف و ویرایش وجود نداشته باشد می‌توان با استفاده از ثبت هزینه اصلاحیه صندوق انجام داد.
درآمد
برای واریز به صندوق باید یک درآمد ایجاد کرد. درآمد دقیقاً نقطهٔ مقابل هزینه است. اضافه کردن یک سند از نوع درآمد باعث می‌شود که صندوق ساختمان به اندازه مبلغ مشخص‌شده مثبت گردد. اگر ساختمان هر نوع درآمدی داشته باشد از این سند استفاده می‌گردد. بدیهی است که درآمد ساختمان به صندوق ساختمان واریز می‌گردد.
- موجودی اولیه مثبت صندوق.
- درآمد حاصل از اجاره استخر، اجاره لابی و...
- سودی که بانک به حساب بانکی واریز می‌کند.
- اصلاحیه صندوق ساختمان.
در صورتی که اطلاعاتی به اشتباه و کمتر از مقدار واقعی وارد شده باشد و امکان حذف و ویرایش وجود نداشته باشد می‌توان با استفاده از ثبت درآمد اصلاحیه صندوق انجام داد.
بدهی
برای صدور بدهی و ارسال فاکتور به اهالی ساختمان باید یک بدهی ایجاد کرد. هنگام ثبت بدهی این امکان فراهم است که فرمول تقسیم هزینه مشخص گردد. پس از ثبت بدهی، به اندازه سهم هر یک از اهالی که متناسب با فرمول‌های از پیش تعریف شده محاسبه می‌شود، یک فاکتور صادر می‌گردد و پس از پرداخت آن فاکتور توسط اهالی به اندازه پرداختی که انجام شده‌است موجودی صندوق ساختمان افزایش می‌یابد.
- شارژ ماهیانه ساختمان: شارژ ثابت.
- جمع‌آوری مبالغ بالا: تأمین بودجه برای ایزوگام پشت‌بام.
- شارژ ورودی: شارژ مربوط به اسباب‌کشی
لازم به ذکر است که واحد بدهکار نمی‌شود بلکه این اهالی ساختمان هستند که بدهکار می‌شوند.
بستانکاری
برای صدور بستانکاری برای اهالی‌ای که در ساختمان حضور دارند باید یک بستانکاری ایجاد کرد. گاهی ممکن است یک واحد از ابتدا بستانکار باشد و یا بستانکار شود که لازم است بستانکاری او در شارژمان ثبت گردد. پس از ثبت بستانکاری در شارژمان، به اندازه آن بستانکاری صندوق ساختمان منفی می‌گردد این بدان معنی است که از موجودی صندوق ساختمان برداشت کرده‌ایم و به بستانکاری آن واحد اضافه کرده‌ایم.
در بعضی از مواقع یکی از واحدها در ساختمان هزینه‌ای انجام می‌دهد که مدیر باید این هزینه را در شارژمان با نام آن واحد در قالب یک بستانکاری ثبت نماید. در چنین حالتی آن واحد از ساختمان بستانکار می‌شود و صندوق ساختمان نیز منفی می‌گردد. اکنون مدیر ساختمان باید یک بدهی برای همهٔ واحدها ایجاد کند تا وجهی که آن واحد هزینه کرده‌است برگردد. پس از بدهکار شدن واحدها هر یک از اهالی سهم خود را پرداخت می‌کند و مدیر می‌تواند از محل بستانکاری آن واحد، بدهی واحدی که مادرخرج شده است را پرداخت کند و این واحد نیازی به پرداخت بدهی خود ندارد چرا که یکبار هزینه کرده‌است.
- بستانکاری اولیه: بستانکاری واحد ۱.
- مادرخرج شدن: خرید پمپ آب توسط آقای اسحاقی. => یک بستانکاری + یک هزینه یا یک بدهی.
- پرداخت اضافه‌تر شارژ => یک بستانکاری + یک درآمد.
لازم به ذکر است که واحد بستانکار نمی‌شود بلکه این اهالی ساختمان هستند که بستانکار می‌شوند.
۴: صندوق ساختمان
تمام ساختمان‌ها صندوق دارند حتی اگر صندوق فیزیکی نداشته باشند. صندوق ساختمان در حقیقت می‌تواند جیب مدیر و یا حساب بانکی ساختمان باشد.
موجودی صندوق ساختمان باید همیشه به اندازه موجودی حساب بانکی ساختمان باشد. اگر یک ناهماهنگی در این بین وجود دارد ممکن است به یکی از دلایل زیر باشد.
- از حساب بانکی ساختمان، خرید و یا انتقال انجام شده باشد اما در شارژمان ثبت نشده باشد.
- به حساب بانکی ساختمان یک وجه واریز شده باشد اما در شارژمان ثبت نشده باشد.
- حساب بانکی ساختمان یک حساب کوتاه مدت باشد و در آن سود بانکی واریز شده باشد که در این صورت این یک نوع درآمد بوده و باید در شارژمان سند حسابداری درآمد ایجاد گردد.
مدیر ساختمان می‌تواند گردش صندوق را از طریق داشبورد ساختمان مشاهده کند.
۵: پرداخت
هر فاکتوری که برای کاربر صادر می‌شود نیازمند پرداخت است. در شارژمان فاکتورهای زیر امکان پرداخت دارند.
- قبوض خدماتی: قبض آب، برق، موبایل و...
- شارژ واحد.
- سفارش خدمات: سرویس آسانسور و...
پرداخت اینترنتی
کاربر می‌تواند هر فاکتوری را به‌صورت اینترنتی پرداخت کند. کاربر با داشتن شماره کارت، تاریخ انقضا و رمز پویا به درگاه پرداخت منتقل می‌شود و برای او امکان پرداخت قبض، شارژ و یا خدمات فراهم خواهد شد.
هر پرداخت ممکن است یک کارمزد داشته باشد که از پرداخت‌کننده افزون بر مبلغ فاکتور دریافت می‌گردد.
در صورتی که شارژ واحد به‌صورت اینترنتی پرداخت گردد بدهی او به ساختمان صفر می‌شود و طبق قوانین تسویه، مبلغ پرداخت شده به حساب ساختمان واریز می‌گردد.
پرداخت نقدی
برخی اوقات امکان پرداخت اینترنتی برای اهالی ساختمان فراهم نیست. از این‌رو آن واحد سهم شارژ خود را به‌صورت نقدی و یا کارت به کارت به دست مدیر ساختمان می‌رساند. در چنین حالتی مدیر باید این پرداخت را در شارژمان ثبت کند. این پرداخت در برنامه تحت عنوان «پرداخت نقدی» انجام می‌گیرد. پس از ثبت پرداخت نقدی به اندازه مبلغ واردشده، موجودی صندوق ساختمان افزایش می‌یابد.
برای ثبت پرداخت نقدی از داشبورد ساختمان وارد بخش بیلان واحدها شوید.
پرداخت با بستانکاری
در بعضی از مواقع ممکن است یکی از اهالی، بستانکار باشد که مدیر ساختمان می‌تواند از محل بستانکاری آن واحد، بدهی آن واحد را پرداخت کند. پس از پرداخت، به اندازهٔ مبلغ واردشده از بستانکاری آن واحد کسر می‌گردد و به صندوق ساختمان افزوده می‌شود.
۶: تاریخچه اهالی
در شارژمان این امکان فراهم است که تاریخچه اهالی هر واحد به جزئیات ثبت گردد. همچنین برای باز کردن دسترسی اهالی به واحد خود می‌توان یک شماره موبایل به آن اهالی اختصاص داد.
نکات زیر قابل ذکر است.
- یک واحد می‌تواند یک یا چند اهالی داشته باشد.
- هر اهالی می‌تواند یک یا چند نقش داشته باشد.
- هر نقش یا مالک است یا ساکن.
- نقش‌ها با تاریخ ورود و خروج مشخص می‌شوند.
- امکان همپوشانی دو مالک و یا دو ساکن در یک بازه زمانی مشخص وجود ندارد.
نقش‌ها
نقش‌ها در کنار تاریخ ورود و خروج معنا می‌گیرند. برای مثال تاریخ ورود برای نقش مالک یعنی تاریخ خرید آن واحد و تاریخ خروج برای مالک یعنی تاریخ فروش واحد.
اگر تاریخ ورود برای یک نقش ثبت نگردد یعنی آن نقش از ابتدا در آن واحد حضور داشته است و اگر تاریخ خروج برای یک نقش ثبت نگردد یعنی آن نقش در حال حاضر حضور دارد. بهتر است تاریخ خروج پس از خروج واقعی آن اهالی در شارژمان ثبت گردد.
در شارژمان نقشی به عنوان مستأجر وجود ندارد. اهالی که فقط نقش ساکن دارند و نقش مالک نداشته باشند یعنی مستأجر هستند.
اگر یک واحد در بازه زمانی مشخص نقش ساکن نداشته باشد یعنی آن واحد در آن بازه زمانی خالی است.
مدیر ساختمان برای استفاده بهتر نباید برای یک ساکن چند رکورد اهالی ایجاد کند و بهتر است هر ساکن منحصر به فرد یک رکورد اهالی داشته باشد. اگر یک ساکن در بازه‌های زمانی مختلف در واحد حضور ندارد مدیر می‌تواند برای سکونت آن اهالی تاریخ خروج ثبت کند که در این حالت آن واحد در آن بازه زمانی خالی می‌گردد.
۷: تسویه
فاکتورهایی که اهالی ساختمان به‌صورت پرداخت اینترنتی انجام می‌دهند، طبق قوانین شاپرک و سیکل پایا به حساب بانکی‌ای که در تنظیمات ساختمان تعریف شده است واریز می‌شوند.
محدودیتی در خصوص نوع حساب بانکی وجود ندارد. حساب بانکی می‌تواند در هر بانکی افتتاح گردد و یا به نام یک شخص و یا چند شخص باشد.
واریز وجوه مطابق با قوانین بانک مرکزی است و در روزهای تعطیل هیچ تسویه‌ای انجام نمی‌شود.
تراکنش‌هایی که تا قبل از ساعت ۲۲ هر روز انجام می‌شوند در روز غیر تعطیل بعد در ساعت ۱۸ واریز می‌گردند. طبق قوانین جدید بانک مرکزی درگاه پرداخت شاپرک و انتقال پایا مشمول کارمزد خواهد بود. در حال حاضر یک‌دهم درصد مبلغ به عنوان کارمزد از مبلغ کل کسر می‌گردد و کارمزد برداشت‌شده در صندوق ساختمان طی یک آیتم «برداشت از صندوق» ایجاد می‌شود. از این‌رو کارمزدهای کسر شده نیز جزئی از هزینه‌های ساختمان محسوب خواهد شد. همچنین مدیر ساختمان می‌تواند در تنظیمات درگاه پرداخت این کارمزد را به عهده پرداخت‌کننده قرار که در این صورت کارمزد تحت عنوان «کسورات تسویه» به پرداخت‌کننده نمایش داده می‌شود.